نظام إدارة الزوار المقدم من شركة التكنولوجيا المفتوحة هو نظام يساعد المؤسسات على تنظيم وتتبع حركة الزوار داخل المرافق بطريقة فعّالة وآمنة. يتم استخدام هذا النوع من الأنظمة في الشركات، والمستشفيات، والمؤسسات التعليمية، والمباني الحكومية، وغير ذلك.

1.المقدمة
لتحسين تنظيم الزيارات وتوفير تجربة سلسة للزوار، إليكم كيفية عمل النظام:

1. قسم مخصص للزيارات على الموقع الإلكتروني يشمل:

الأقسام المتاحة للزيارات.
أوقات الزيارة المتوفرة (استنادًا إلى جدول محدث).
نموذج لتعبئة التفاصيل الشخصية (الاسم، الهاتف، البريد الإلكتروني، غرض الزيارة).

2. مشاركة رابط الحجز عبر الواتساب أو البريد الإلكتروني:

يمكن للمسؤول إرسال رسالة تلقائية للزوار تحتوي على الرابط.

3. عملية الحجز:

يختار الزائر القسم الذي يرغب بزيارته.
يحدد الوقت المناسب من بين الأوقات المتاحة.
يقوم بتعبئة تفاصيله الشخصية ويضغط على زر "إرسال".

4. وضع جهاز لوحي في منطقة الاستقبال:

يمكن للأشخاص الذين يحتاجون إلى جدولة زيارة قادمة اختيار الوقت المفضل لديهم في منطقة الاستقبال.

5. نظام الإشعارات:

يتم إرسال رسالة تأكيد فورية للزائر عبر البريد الإلكتروني.
يتم إشعار المسؤولين بالقسم والوقت المحددين للاستعداد للزيارة.

2.المميزات

1. إعدادات العمل:

• يمكن للإدارة تكوين الإعدادات المتعلقة بالوقت لتحديد جدول الحجز.

 حقول أيام العمل

حقول مدة الزيارة

الأيام المعروضة في نموذج حجز الزوار

2. الأقسام:

يمكنك إنشاء قسم واحد أو أكثر، مع عرض أسمائهم باللغتين الإنجليزية والعربية. يوفر النموذج أيضًا خيارًا لتمكين أو تعطيل الأقسام المحددة.

3. لوحة القيادة

1. عرض المقاييس الرئيسية

عرض الإحصائيات عالية المستوى لتوفير رؤى فورية.

لوحة الأقسام والحالة:

إجمالي الزيارات اليوم:عدد الحجوزات المجدولة لليوم الحالي.
الزيارات قيد التنفيذ: العدد الفعلي للزيارات الجارية.
الزيارات المكتملة: عدد الزيارات التي تم إتمامها بنجاح اليوم.
الزيارات المعلقة/المقبلة: الزيارات التي لم تبدأ بعد.
الإلغاءات: عدد الزيارات الملغاة في اليوم.

2. حالة الحجز في الوقت الفعلي

يشمل لوحة حالة الحجز

عرض حالة الزيارات: المقبلة، قيد التنفيذ، المكتملة، الملغاة.
استخدام رموز الألوان: مثل الأخضر للمكتملة، الأصفر للمقبلة
إضافة فلاتر: لعرض أنواع معينة من الحجوزات، مثل حسب القسم أو نوع الخدمة...

3. التقويم التفاعلي

1. عرض الحجوزات على الجدول الزمني اليومي أو الأسبوعي أو الشهري.
2. النقر على الحجوزات الفردية لعرض: اسم العميل، نوع الخدمة، وقت الحجز، القسم المعين.

قسم الزوار
سيتم عرض شبكة تحتوي على جميع الزوار عند تحميل الصفحة، وعند النقر على زر "إضافة"، سيتم فتح نافذة منبثقة تحتوي على نموذج لإضافة زائر جديد.

        

قسم الزيارات 
في هذا القسم، سيتم عرض شبكة تحتوي على جميع الزيارات. وعند النقر على زر "إضافة"، ستفتح نافذة منبثقة تحتوي على نموذج الزيارة لإضافة زيارة جديدة.

قسم الأقسام
يتيح للمسؤولين إضافة أو تعديل أو حذف الأقسام.

قسم الفئات
يشبه الأقسام، حيث يتيح إضافة أو تعديل أو حذف فئات الزيارات.

قسم التفضيلات
يمكن للمسؤولين تحديث المعلومات والوصول إلى رابط صفحة حجز الزوار.

قسم حجز الزوار 
لأولئك الذين يرغبون في طلب زيارة إلى مؤسستك، يمكنك توفير رابط إلى موقعك الإلكتروني أو إرساله عبر واتساب. يمكن للزوار اختيار القسم الذي يرغبون في زيارته، وعرض الأوقات المتاحة، وبعد اختيار الوقت المناسب، يقومون بتعبئة معلوماتهم والنقر على زر الإرسال.